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【kintone活用事例】工事の原価を見える化し予実管理を!|電気工事アイフク・テックさまの事例 前編

社内に戻らないと必要な情報が分からない…。 
もし、自社がそのような状態にあるのであれば、kintoneが役立つかもしれません!
社内にいなくても必要な情報を集め、そして活用できることが求められる今の時代において、「社内でしか情報を確認できない」という制約条件は生産性・効率性の面からも大きなボトルネックとなります。

kintoneで仕事に関する情報をすべて 共有し、社内にいなくても仕事に必要な方法を確認できるようにした結果、進捗管理が楽になり、 さらに予実管理の見直しなど経営面でも振り返りが可能になった活用事例をご紹介します。

確認できるのは社内のみ。
エクセルとキングファイルでの情報管理

株式会社アイフク・テックさまは、電気設備工事を行う伊勢市二見町の企業です。 
日々、電気設備工事を通して豊かな地域社会の創出に貢献していらっしゃるアイフクテックさまでは、工事の状況を確認するために、エクセルの業務報告書を作成し、上長から印鑑で承認をもらっていました。

当たり前のことですが、工事は会社の外で行います。
しかし、エクセルの業務報告書は社内に戻らなければ作成することができませんし、まして印鑑での承認は社内且つその場に上長がいなければ行うことができません。業務を続けるうちに、「内容を確認して印鑑を押すだけなのに、社外からは承認を行う事ができない」事が問題視されるようになってきました。

加えて、そうして作成した工事報告書等の書類はキングファイルにまとめ、書庫で保管していたため、遡って確認しなければならないことがある際は、書庫まで行ってキングファイルの中から情報を探し出す必要があったのです。

印鑑承認を行っている様子/書庫にある大量のキングファイルから情報を探している様子

業務報告も日報もエクセル。最新の情報がチェックできない

エクセル+キングファイルで管理していたのは業務報告書だけではありません。
株式会社アイフク・テックさまでは、業務の進捗を記録する日報もエクセル作成していらっしゃいました。

帰社後、Excelの業務日報に入力している様子

もし、社外からスマホで工事の情報を確認できたら?

当時の状況をまとめると、以下の通りです。 

  1. 過去の工事情報や、現在の工事の作業状況は社内でないと分からない上に、作業報告の承認は社内でないとできない
  2. 過去の工事の情報は紙媒体で保管されていたため、 情報を参照するのに時間がかかってしまっていた

 この状況を前に、解決の糸口は「情報をどこでも見られるようにすること」にあると気が付かれました。
株式会社アイフク・テックさまが目指したのは、このような状態です! 

  1. いつでもどこでもスマホでも、工事の情報をすぐに確認できる
  2. 過去の工事情報もクラウド内に保管しておくことですぐに参照できる

この状態を保つことができれば、 社外にいても工事の情報を確認し、状況を把握できるだけではなく、いつ頂くか分からないお客様からの問い合わせに対しても、迅速に対応が可能です。
 コムデックは、株式会社アイフク・テックさまの目標を実現するツールとしてkintone(キントーン)の導入を提案しました!
 kintoneで情報入力と共有を行えば、会社の誰でも、場所や時間を問わず必要な情報にアクセスできます。では、実際に導入から成果が出るまでのプロセスをご覧ください!

kintone導入!リアルタイムで役立つ業務報告に

まずは工事情報をスマホで確認できる仕組み作りからスタート。
出先からでも自分のスマホで必要な情報を探し出せれば、社内にいるスタッフに確認する手間も省けますし、書庫の中のキングファイルを探しまわる必要も、もうありません。
 とはいえ、当初は「どのような情報を入力すべきか」という点で運用が難しかったことも事実です。
工事名や担当者名など最低限の情報のみを入力項目として設定したため、単なるリストと化してしまい、「結局必要な情報がkintoneでチェックできないじゃない!」という状態に…。
 そこで、kintone運用を進めるにつれ、「ここの情報は要るよね」といった話し合いを進めました。
必要になったタイミングで入力項目を少しずつ増やしていくことで、ストレスなく、kintone内の情報を充足することができました!

kintoneの「業務報告」に登録された情報をスマホで確認している様子

現場からすぐに日報が作成できる

工事の作業状況がわかる業務日報も、欠かせない情報の一つでした。
しかし、社内サーバー内でエクセルを保管するという従来の管理方法では、社内にいなくては更新できないという特性があります。
そのため、普段現場にいる従業員の方にとってはなかなかハードルが高く、本来業務日報が担うべき工事の作業状況、すなわち進捗の報告、更新という重要な役割を果たすことが難しい状態が続いていました。

そこで、kintone上で日報を作成できるような仕組みを作り、現場の方がスマホから進捗状況を更新できるように。
現場から日報を書くことで、そのとき気が付いたことや、より詳細な情報を残すことが可能になり、最新の情報がクラウド上で共有されるようになりました!

スマホで現場から日報を登録している様子

kintoneでスケジュール管理もバッチリ!
進捗がすぐに分かる仕組みづくり

リアルタイムでの情報共有に成功した株式会社アイフク・テックさま。
現在は、「過去・現在の情報共有」であった工事情報の共有からさらに前進し、「未来の情報管理」つまりkintoneでのスケジュール管理にも着手しています。
kintoneであれば、必要な情報に応じて何種類かのカレンダーを作ることできるため、より効率的に仕事が進められるように、現在このようなカレンダーを社内で共有されています。 

工事別のカレンダー

簡素な工程管理が行えるため、工事全体のスケジュールを把握したいときや、会社で受注をしているすべての工事スケジュール一見して分かるようになります。
稼働状況が分かることで、現時点での対応可能な範囲が分かるため、受注管理の際にも役立ちます。

担当者別の工事スケジュール

協力業者さまの稼働スケジュール

工事を共同して行う業者さまのスケジュールもkintoneでのカレンダー管理に。
自社内でバッティングが起こることなく、「こちらの業者さんであれば空いているね」と工事の予定が立てやすくなりました。
このように、今までは口頭でなければ確認できなかったような事柄もkintoneで完結するようになり、作業効率化を果たすことができました! 

会社としての動きが見える化できれば、経営も変わる

kintoneで、会社の工事情報が社内外を問わず一覧で見られるようになったため、今後は材料費や経費(予実管理)などもkintoneで管理できるようにさらにコムデックとの対面開発を進めていく予定です。
 今までは、それぞれの工事情報と進捗管理、社内全体のスケジュール管理がバラバラで行われていましたが、これをすべて紐づけることで、予実管理を効果的に表現することができます。 
これまで点と点だった情報を結び付けていくことで、単に情報管理をクラウドで行うという以上に、kintoneはさらに効率化や革新を会社にもたらしてくれるのです!

kintoneでできることはまだまだある…!

今回、株式会社アイフク・テックさま社内でのkintone導入にあたっては、定期的な勉強会を行い、使い方を細かくレクチャーさせていただきました。 
ただ、ツールを導入するだけでなく、それぞれの企業にフィットする形でkintoneをカスタマイズすることで、驚くほどの経営効果が生まれます。 
もし、社内での情報管理や情報収集に多くの労力を割いてしまっている場合は、kintoneで社内の情報をすべて見える化することで、作業効率化に加え、会社の抱えている問題や新たな可能性に気付けることでしょう!

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